Auswahl der richtigen ERP Software für mittelständische Unternehmen

ERP-Software ist eine Business-Management-Lösung, die es Unternehmen ermöglicht, alle Abläufe und Prozesse des Betriebs abteilungsübergreifend mit einem System digital abzubilden.

ERP-Softwarelösungen wie 2020 Insight können bei der Produktplanung, Entwicklung, Fertigung, Montage, Vertrieb, Buchhaltung und Terminplanung helfen. Wenn Sie über die Einführung einer ERP-Software nachdenken, müssen Sie einige Recherchen durchführen, bevor Sie eine Entscheidung treffen können. Falls Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, hilft Ihnen unsere Checkliste die für Ihr Unternehmen beste Lösung zu finden. 

In erster Linie müssen Sie herausfinden, was Ihre Geschäftsanforderungen sind. Fragen Sie sich, vor welchen Herausforderungen Ihr Unternehmen derzeit steht. Welche Funktionen und Leistungsmerkmale fehlen, die die Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens verbessern würden? Seien Sie bei der Ist Aufnahme so detailliert wie möglich und beziehen Sie alle beteiligten Abteilungen bei der Analyse mit ein, um eine vollständige Anforderungsliste zu erstellen. Priorisieren Sie Ihre Anforderungsliste und berücksichtigen Sie dabei auch Ihre branchenspezifischen Geschäftsanforderungen. Die Vorbereitung vor der Suche nach einer ERP-Lösung erleichtert es Ihnen, die Liste der potenziellen Kandidaten einzuschränken.

Nachdem Sie jetzt wissen, was genau Ihre Geschäftsanforderungen sind, erstellen Sie eine Auswahlliste von Softwareanbietern, die Ihre Kriterien erfüllen. Führen Sie online einige Recherchen durch oder sprechen Sie mit anderen Fachleuten aus der Branche, die ihre Expertise einbringen können. Sie wollen nicht mit einer langen Liste von Anbietern den Auswahlprozess starten, da Ihre Entscheidung sonst später viel schwieriger ist. Suchen Sie sich deshalb nur die Anbieter heraus, die sich am meisten qualifizieren und berücksichtigen Sie nur diese bei den nächsten Schritten.

Sobald Sie Ihre Liste potenzieller ERP-Softwareanbieter vorliegen haben, vereinbaren Sie Besprechungen mit deren Mitarbeitern, um mehr über das Produkt und das Unternehmen zu erfahren. Sprechen Sie mit ihnen über Ihre Geschäftsanforderungen und stellen Sie sicher, dass ihre Lösung in der Lage ist, die meisten - wenn nicht sogar alle - Ihrer vorher festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Gehen Sie durch die Geschäftsabläufe Ihres Unternehmens und sehen Sie, ob alle Aspekte durch die vorgestellte Lösung abgedeckt werden. Wenn es Punkte gibt, die die ERP-Software nicht bieten kann, fragen Sie nach, wie viel es kosten würde (oder ob es überhaupt möglich ist), sie mit einer anderen Softwarelösung zu ergänzen. Einige ERP-Anbieter bieten sogar an, die Fabrik eines Kunden zu besuchen, damit sie verstehen können, wie das Unternehmen funktioniert. Dieses Treffen vor Ort ermöglicht es ihnen, bessere Orientierungshilfen zu geben, Projekte und Zeitpläne zu diskutieren und Fragen gründlicher zu beantworten.

Training und Beratungsleistungen sind für eine erfolgreiche Implementierung wichtig.

Für neue Mitarbeiter kann das Erlernen des Umgangs mit der neuen Software eine große Herausforderung sein. Deshalb ist es wichtig, dass das Unternehmen die ERP-Lösung implementiert und alle Mitarbeiter schult, die zukünftig mit dem ERP System arbeiten. Viele ERP-Systemanbieter werden Schulungen vor Ort und online (virtuell) anbieten, um die Einführung der Lösung zu erleichtern. Online-Trainings sind praktisch, da die Mitarbeiter nicht reisen müssen und nicht von ihrem Arbeitsplatz entfernt sind. Je nach Anbieter sind auch Präsenzschulungen möglich. Diese werden in der Regel von einem erfahrenen Implementierungsteam durchgeführt.. Das Implementierungsteam des ERP Anbieter sollte aus Branchenexperten bestehen, die bei der Implementierung praxisnahe Best Practise Ratschläge geben und dabei auf ihre langjährige Erfahrung aus Ihrer Branche zurückgreifen.

Dies alles sind Faktoren, die bei einer endgültigen Entscheidung bei der Auswahl des ERP Anbieters zu berücksichtigen sind.

Es ist durchaus akzeptabel, die ERP-Anbieter um Referenzen zu bitten. Auf diese Weise können Sie die Kunden des ERP Anbieters direkt fragen, was ihnen an der Software am besten gefällt, was einige der Herausforderungen sind, was sie vielleicht anders gemacht haben, etc. Wenn der Lieferant nicht bereit ist, Referenzen anzugeben, sollten Sie ihn aus Ihrer Auswahlliste streichen. ERP Anbieter sollten in der Lage sein, Ihnen mindestens 2-3 zuverlässige, zufriedene Kunden zu vermitteln, mit denen Sie sprechen können, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Einige ERP-Anbieter ermutigen sogar potenzielle Kunden, eine nicht konkurrierende Fabrik (zusammen mit dem Mitarbeiter des ERP Anbieters) zu besuchen und mit der Geschäftsleitung zu sprechen, um in einen persönlichen Gespräch Fragen zu stellen. Dies wird Ihnen helfen festzustellen, ob die ERP-Lösung zu Ihrem Unternehmen passt oder nicht.

Sobald Sie alle notwendigen Informationen gesammelt haben, ist es an der Zeit, die Angebote und Leistungen der von Ihnen favorisierten ERP-Software-Anbieter zu vergleichen. Besprechen Sie es mit Ihrem Team - wägen Sie die Vor- und Nachteile jeder Lösung ab und berücksichtigen Sie neben den Funktionalitäten und Preisen auch den Kundenservice, das branchenspezifisches Wissen und die Erfahrung des ERP Anbieters.

Jetzt liegen Ihnen alle wichtigen Daten und Fakten vor, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Die Implementierung eines neuen ERP Systems hat einen großen Einfluss auf Ihr Unternehmen, und gerade am Anfang gibt es immer eine Eingewöhnungsphase. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter eine angemessene Schulung für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang erhält.